0 212 951 05 08   bilgi@ofisdata.com

Yazılarımız

OfisData

EXCEL TOPLAMA İŞLEMİ

Microsoft’un Office yazılım paketi içerisinde yer alan MS Word ve MS Excel programları en fazla kullanılan uygulamaların başında yer alır. Bunun ana nedenleri hemen her işletme de bir yazışma gereksinimi ve iş takibi için özellikle de üretim gerçekleştiriliyor ise bir hesaplama gereksiniminin olmasıdır.

Daha önceki yıllarda piyasaya sürülen Excel’in satır ve sütun sayıları özellikle büyük işletmeler için yeterli gelmiyordu. Çünkü çok fazla sayıda üretim gerçekleştiriliyor ise ya da çok fazla sayıda personel istihdam ediliyorsa verilerin kullanılması için gerekli performans elde edilmiyordu. Ama son versiyonlar ile bu ihtiyaç da giderildi. Bu nedenle artık çok paralar verilerek ticari programlar kullanmak yerine MS Excel kullanılıyor.

Aynı durum MS Word için de geçerlidir. Özellikle kamu kurumlarında yapılan yazışmalar için kullanılırken son dönemlerde elektronik imzaların çıkması ve gelişen teknoloji nedeniyle yavaş yavaş kullanıcı sayısı azalıyor. Ama özellikle tez yazımında ve ödev hazırlamada öğrencilerin tek tercihidir. Bu özelliği nedeniyle de Üniversitelerde özel olarak bu programların anlatıldığı dersler vardır. Ama hiç biri Excel kadar kıymet görmez. ÖzellikleExcel toplama işlemi gibi daha birçok işlemin formüller desteği ile Excel’de takip edilmesi büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Yukarıda da söz ettiğimiz üzere Excel toplama işlemi gibi birçok matematiksel işlem Excel yardımı ile kolaylıkla gerçekleştirilebiliyor. Bunun için de Excel formülleri kullanılıyor. Bu saye de yapılacak olan işlemlerdeki rakamsal değişikliklerin de otomatik olarak güncellenmesi sağlanır. Bizler formül açıklamalarımıza toplama işlemi ile başlıyoruz.

Excel ile Otomatik Toplam Alma

Eğer artarda devam eden rakamlar toplanacak ise yani sütunda ya da satırda boşluk olmadan devam eden sayılar toplanacak ise işimiz oldukça basit. Sadece Otomatik toplam butonuna basmamız yeterli olacaktır. Otomatik toplama Excel sayfasında Giriş sekmesinde yer alan düzenleme grubunda yer alır ve matematiksel olarak Sigma adı verilen sembol ile gösterilir. Toplamın alınacağı hücre tıklandığında bu butona basmak otomatik toplam için yeterli olacaktır.

Excel Toplama İşlemi

Bu işlemi yaptığımızda aslında “=TOPLA(B2:B7)” diye bir formül kendiliğinden oluşmuş oluyor. Eğer birbirini takip eden sütunlar toplanacaksa hücre bilgilerinin arasına “:” koymamız gerektiğini de bu sayede öğrenmiş oluyoruz. Ancak her Excel toplama işlemi ya da başka matematik formülü girmeden önce “=TOPLA” gibi bir ifade ile başladığımızı da belirtmek gerekir. Ancak örneğimizdeki birkaç hücrenin toplanmasını istiyorsak “=TOPLA” yazdıktan sonra parantez içerisinde toplamak istediğimiz hücreleri yazıp araya “;” koyarak da aynı işlemi gerçekleştirebiliriz.

Excel Toplama İşlemi

Başlıca Excel Hesap Formülleri

Bir başka işlem yöntemi ise “=” koyduktan sonra toplanacak olan hücrelerin tıklanması ve araya “+” işaretin koyulması ile gerçekleştirilir. Bu işlem aynı şekilde araya “-“ işareti koyulduğunda Excel çıkarma işlemi “*” işareti koyulduğunda Excel çarpma işlemi hüviyeti kazanır. Aynı şekilde “/” işaretinin de bölme işleminde kullanıldığının üstünü çizmek gerekir.

Excel Toplama İşlemi

Görüldüğü üzere Excel toplama işlemi nasıl yapılır sorusuna verilecek pek çok cevap vardır. İşlem yapılan hücre sayısına göre ya da kapsamına göre farklı yöntemlerin tercih edilmesini anlayabiliriz. Bu tür eğitimlerde Excel formülleri ile ilgili ilk çalışma sorulduğunda cevap toplama işlemi verilir ki biz de formüllerle ilgili olarak tanımlamalarımıza toplama ile başladık. Aslında matematiksel anlamda mantığı oturtmak ve hesap makinesindeki işlemleri yazıya dökmek olarak nitelendirilir. Hesap makinesinde de çıkarma yapmak istediğimiz zaman “-“ işaretine bastığımızı hatırlayalım.

Excel’de kullanılan formüller tabi ki sadece dört işlemden ibaret değildir. Artık her versiyon ile çok daha özel işlemler kolaylıkla yapılabiliyor. Bu zenginliği görebilmek içinExcel sayfasındaki Formüller menüsü altında yer alan İşlev ekle butonu tıklandığında aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır. Bu pencere içerisinde Excel’in sizlere sunduğu tüm formül kısaltmalarını görebilirsiniz. Bunlardan bazıları ileriExcel konusu olmakla birlikte birçoğunun basit formüller kurarak önemli işlerin gerçekleştirilmesine olanak sağladığını görebilirsiniz. Ancak açılan pencerede ilk etapta en son kullanılan formüller görüleceğinden size Excel’de formüller sadece bu kadar mı diye bir soruyu aklınıza getirebilir.

Excel Toplama İşlemi

Excel’de yer alan formül zenginliğini tam kavrayabilmek için “Kategori Seçin” yazısının karşısındaki açılır pencereyi “Tümü” yapabilir ya da incelemek istediğiniz kategorinin adını seçebilirsiniz. Bu İşlem size bir yardım asistanı gibi destek olur. Örneğin bu bölümden “TOPLA” formülü seçtiğinizde şu pencere ile karşılaşacaksınız.

Excel Toplama İşlemi

Bu pencerede toplama işleminin yapılacağı hücrelerin bilgilerini yazabilirsiniz. Aynı zamanda aralığını da yazabilirsiniz ki yukarıdaki resimde bu örnek sunulmuştur. Sayı hücrelerine gelip Excel’de toplanacak hücreleri tıklamak da aynı yardımı sağlayacaktır. Görüldüğü gibi Exceldeki formüller kişilere ciddi kolaylıklar sağlayacaktır. Özellikle de hücrelerde yapılacak değişimlerin sonucu da etkiliyor olması büyük kolaylık olarak değerlendirilmelidir.

Excel Makro Kullanımı

Excel’de sürekli yapılan işlemler için devamlı aynı formülleri yazmaktan kurtaran bir de makro işlemi vardır. Bu bir nevi yönergeler kümesi olarak adlandırılır. Yani yapılacak olan işlemler kümesi kaydedilir ve bir sonraki uygulamada kullanılır. Daha basit bir ifade ile makrolar yapılacak olan işlemleri tekrar tekrar yapmak yerine bir kez kaydedip aynı işlemin tekrarında kullanım kolaylığı sunar.

Bu işlemin iki aşaması vardır. Biri makro kaydetmek diğeri de makro yazmak. Sonrası ise kaydedilen makronun uygulanması aşamasıdır. Bu işlem için Excel sayfasındaki “Geliştirici” menüsü altında bulunan “Makro Kaydet” seçeneği kullanılır.

Excel Toplama İşlemi

Eğer kullandığınız Excel’de “Geliştirici” diye bir menü yoksa “Dosya”, “Seçenekler”, “Şeridi Özelleştir” yolunu takip edip açılan pencereden “ Geliştirici” ifadesinin yanındaki kutucuğu işaretlemeniz gerekecektir. Görüldüğü üzere bu alanda hangi menünün görülmek istediğini seçme imkanı bulacaksınız.

Excel Toplama İşlemi

Geliştirici” menüsünden “Makro Kaydet” tıklandığında aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır. Önce yapacağımız işlemle ilgili bir isim veriyoruz ve ardından kısa yol tuşu seçiyoruz. Tamam dedikten sonra makro kaydetmeye başlayacağız. Biz örneğimizde makro ile toplama işlemi gerçekleştireceğiz.

Excel Toplama İşlemi

Gerekli toplama işlemlerini yapıp da formülleri yazdıktan sonra işlemimiz bitti ise yine aynı menü altından “Kaydı durdur” butonuna basmamız gerek. Böylece bir toplama makrosu yazdık. Artık bu yaptığımız işlemi farklı bir sayfada da kullanabiliriz. Biz örneklemek adına toplama makrosu kaydettik ancak çekil itibariyle devamlı tekrarlanacak işlemlerde de daha fazla kullanılır. Mesela fatura oluşturmak için idealdir.

Excel Toplama İşlemi

Bu kaydettiğimiz makroyu başka bir sayfada çalıştırmak istersek daha önce tanımladığımız kısa yol tuşlarını kullanabileceğimiz gibi aynı zamanda “Geliştirici” menüsü altında yer alan “Makrolar” butonu desteği ile kaydımızı bulabilir ve “Çalıştır” diyerek uygulayabiliriz.

Görüldüğü gibi Excel toplama işlemi için pek çok yöntem bulunmaktadır ve kullanılma sıklığına bağlı olarak farklı yöntemler kullanılabilir. Ama ana tema Excel’in ne kadar opsiyonel olduğudur.

PAYLAŞ


 OFİS DATA