MS ACCESS VERİTABANI ÖRNEKLERİ

Excel'de tablo sayısı arttıkça aynı müşteri farklı sayfalarda iki kez görülmeye başlar; bir alanın değişimi diğer sayfaya zamanında yansımaz, rapor mantığı dağılır. Microsoft Access tam da bu noktada devreye girer; ilişkili tablolar, formlar, sorgular ve raporlardan oluşan küçük bir kurumsal uygulamayı tek bir dosyada toparlar.

1. Access ve Excel Arasındaki Fark

Veri 50.000 satırı geçiyor, birden çok birbirine bağlı tablo gerekiyor ve form üzerinden veri girişi yapılacaksa Access daha uygundur.

2. Örnek 1: Müşteri ve Sipariş Yönetimi

En klasik Access uygulamasıdır. İki tablo birbirine bağlanır:

• Müşteriler: MüşteriID (anahtar), Unvan, Vergi No, Telefon, Adres
• Siparişler: SiparişID (anahtar), MüşteriID (yabancı anahtar), Tarih, Tutar, Durum

İlişki: Bir müşterinin birden fazla siparişi olabilir (1-N ilişki).

3. Örnek 2: Stok Takip Sistemi

• Ürünler: ÜrünKodu (anahtar), Ad, Kategori, BirimFiyat, MinStok
• StokHareketleri: HareketID, ÜrünKodu, Tarih, Tip (Giriş/Çıkış), Miktar
• Tedarikçiler: TedarikçiID, Unvan, İletişim

Stok bakiyesi SQL sorgu ile hesaplanır:

SELECT ÜrünKodu,
 SUM(IIF(Tip='Giriş', Miktar, -Miktar)) AS Mevcut
FROM StokHareketleri
GROUP BY ÜrünKodu

4. Örnek 3: Fatura ve Tahsilat

• Faturalar: FaturaNo, MüşteriID, Tarih, Tutar, KDV
• Tahsilatlar: TahsilatNo, FaturaNo, Tarih, Tutar

Fatura bakiyesi = Fatura tutarı - Tahsilatlar toplamı. Bu sorgu ile vade durumu da hesaplanır.

5. Örnek 4: Görev Yönetimi

• Görevler: GörevID, Başlık, AçıklamaSon, Öncelik, Durum, AtananID
• Personel: PersonelID, Ad, Departman
• GörevGeçmişi: KayıtID, GörevID, Tarih, Yorum

Görev durumu (Açık/İşlemde/Tamamlandı) takibi ve atama geçmişi bu yapıda kolayca yönetilir.

6. Örnek 5: Kütüphane / Ödünç Verme

• Kitaplar: KitapID, ISBN, Başlık, Yazar, Yıl, Durum
• Üyeler: ÜyeID, Ad, İletişim
• ÖdünçVerme: KayıtID, KitapID, ÜyeID, AlışTarihi, İadeTarihi

Kitap geri verme tarihi yaklaşan üyeler için bildirim sorguları kurulur.

7. Örnek 6: Eğitim ve Sınav Yönetimi

• Kurslar: KursID, Ad, Süre, Eğitmen
• Katılımcılar: KatılımcıID, Ad, İletişim
• Kayıtlar: KayıtID, KursID, KatılımcıID, Tarih
• Sınavlar: SınavID, KursID, KatılımcıID, Puan

8. Access Bileşenleri

Tablolar

Verinin tutulduğu temel yapı. Sütun isimleri (alan adı) ve veri tipleri tanımlanır.

Sorgular

SQL ile veri sorgulama. Birden çok tabloyu birleştirme, filtreleme, hesaplama.

Formlar

Veri girişi ve görüntüleme arayüzleri. Hücreye değil forma kayıt girilir.

Raporlar

Yazdırılabilir formatlı çıktılar. Pivot tablo benzeri özet raporlar.

Makrolar

Buton tetikli aksiyonlar. Form açma, sorgu çalıştırma, mail gönderme.

9. Access'in Sınırları

• 2 GB veri sınırı (dosya boyutu)
• 255 sütun limiti tablo başına
• Çok kullanıcılı senaryoda performans düşebilir (~5-10 kullanıcı)
• Web/mobil erişim sınırlı
• İleri raporlama için Power BI veya SQL Server daha uygun

10. Access yerine Ne Zaman Hangi Araç?

11. Excel ile Veritabanı Arasındaki Tatlı Nokta

MS Access, Excel'in sınırlarını aşan ama tam ölçekli bir veritabanı projesi açmak istemeyen küçük kurumsal uygulamalar için tatlı bir orta noktadır. Adım adım uygulanışı Microsoft'un Access destek sayfasında açıklanır. Doğru kullanıldığında binlerce kayıtlık veriyi formlar üzerinden yöneten, sorgu ve raporlarla özet üreten bir mini iş sistemi haline gelir.

Tablo tasarımı, ilişkiler, SQL sorgu ve form/rapor tasarımını birlikte işleyen Access eğitim programı bu sistemi sağlam kurar; ileri SQL ve veritabanı yönetimine geçmek isteyenler için Access ileri seviye eğitimi uygun bir devam yoludur.