OUTLOOK EĞİTİMİ
Outlook Eğitimi, katılımcıların e-posta ve takvim trafiğini kontrol altına almasını hedefler. İster yoğun gelen kutusuyla boğuşan ister Outlook'u daha verimli kullanmak isteyen herkes, gününü daha düzenli planlayabilir.
Katılımcılar, klasör mimarisi, kurallar ve hızlı adımlarla tekrar eden işleri otomatikleştirmeyi öğrenir. Bu disiplin, her gün değerli zaman geri kazandırır ve unutulan görevlerin önüne geçer.
Outlook eğitimini şirketinize özel planlayalım. 0 212 951 05 08 · Teklif isteyin
Katılımcı Profili
Bu eğitim aşağıdaki rol gruplarına uygundur:
- Ofis çalışanları: günde 50+ mail alanlar
- Yöneticiler: takvim ve toplantı yoğunluğu olanlar
- Asistanlar: vekil erişimle birden çok takvim yönetenler
- Satış ve destek: müşteri yazışmasını yapısal takip edenler
- İK ve İdari: toplu davet, izin takvimi ve form gönderimi yapanlar
- Outlook'u günlük kullanan veya öğrenmek isteyenler
Ön Gereklilikler
Eğitimden en yüksek verim için aşağıdaki ön bilgi önerilir:
- E-posta kullanım deneyimi (Outlook, Gmail veya benzeri)
- Microsoft 365 veya Exchange Outlook hesabı
- Klasör ve filtre kavramlarına temel aşinalık
- Takvim kullanımına genel aşinalık
Süresi ve Tarihi
Süre: 1 gün. Bu süre standart program içindir; ek modüllere ve hedefe göre süre özelleştirilebilir.
Eğitim tarihleri ve saatleri, ekibinizin uygunluğuna göre birlikte planlanır.
Kazanımlar
Eğitim sonunda katılımcı:
- Konu, proje veya kişi bazlı klasör mimarisi kurar.
- Arama operatörleriyle (from:, subject:, hasattachment:) saniyede mail bulur.
- Kural (Rule) ile otomatik klasörleme ve etiketleme uygular.
- Hızlı Adımlar ile çoklu aksiyonu tek tıka indirir.
- Toplantı planlamada Scheduling Assistant ile uygunluk arar.
- Kategori ve takip bayrağı sistemiyle önceliklendirir.
- AI ile uzun maile özet veya cevap iskeleti üretir.
Outlook Eğitimi Konuları
1. Hesap kurulumu, profil, senkronizasyon
- Microsoft 365, Exchange, IMAP, POP: hangi protokolü ne zaman
- Önbellek Modu (Cached Exchange Mode): boyut ayarı
- Birden çok hesabı tek arayüzde yönetme
- Offline çalışma ve senkronizasyon kontrolü
- Yeni cihazda Outlook profili kurma adımları
2. Gelen kutusu düzeni ve klasör mimarisi
- Klasör hiyerarşisi: konu, proje, kişi bazlı düzen seçenekleri
- Inbox Zero yaklaşımı: sıfırlanmış gelen kutusu hedefi
- Arşiv klasörü ve otomatik arşiv politikası
- Klasör boyutu izleme ve temizlik
- Klasörden klasöre taşıma kuralları
3. Arama, filtre ve hızlı arama klasörleri
- Anlık arama: kimden, konu, tarih aralığı
- Arama operatörleri (from:, subject:, hasattachment:yes)
- Arama klasörleri: sürekli güncel "okunmamış" görünümü
- Görünüm filtreleri ve sıralama (tarih, gönderen, boyut)
- Tartışma görünümü (Conversation View) ve yan etkileri
4. Kategoriler, bayraklar ve öncelik yönetimi
- Kategori renkleri ile görsel öncelik (örn. Proje A kırmızı)
- Takip bayrağı (Flag) ile geri dönüş hatırlatması
- Önemli / Önemsiz işaretleri
- Focused / Other Inbox (Odaklanmış Gelen Kutusu)
- Kategori kullanım disiplini — az ve net
5. Kurallar (Rules) ile otomatik yönlendirme
- Belirli göndericiden gelen mailleri klasöre yönlendirme
- Konuya göre kategori atama
- Bülten / listserv otomatik arşivleme
- Sunucu tarafı vs istemci tarafı kuralları
- Kural çakışmaları ve test etme
6. Hızlı Adımlar (Quick Steps): çoklu aksiyon tek tıkla
- "Cevapla + arşive at" tek tıkla
- "Bekleme klasörüne taşı + bayrak" gibi kombinasyonlar
- Toplantı talebi + standart cevap zinciri
- Önceden tanımlı yanıt şablonları
- Yöneticiye iletme (forward) ile birlikte not ekleme
7. İmza, şablon ve hızlı parçalar
- Birden çok imza: günlük, dış yazışma, satış
- HTML imza, görsel ve link entegrasyonu
- Şablon mail (.oft): sık gönderilen format
- Hızlı parçalar (Quick Parts): sürekli kullanılan paragraflar
- Otomatik cevap (Out of Office) ayarları
8. Takvim ve zaman bloklama
- Takvim görünümleri: gün, hafta, ay, çalışma haftası
- Zaman bloklama: odak saatleri olarak rezerve etme
- Tekrarlı etkinlikler (haftalık 1:1, aylık review)
- Birden çok takvimi yan yana görüntüleme
- Renk kategorileri ile takvim okunabilirliği
9. Toplantı planlama, davet, yanıt takibi
- Toplantı daveti: gerekli / isteğe bağlı katılımcı
- Uygunluk arama (Scheduling Assistant)
- Online toplantı (Teams) ekleme
- Yanıt takibi: kim onayladı, kim reddetti
- Tekrarlı toplantıyı güncelleme veya iptal etme
10. Görevler ve takip
- Mail'i göreve dönüştürme (sürükle bırak)
- Son tarih, hatırlatıcı, öncelik
- To-Do uygulaması ile entegrasyon
- Görev kategorileri ve filtreleme
- Tamamlanan görev arşivleme
11. AI ile mail: özet, taslak, ton düzeltme
- Uzun maili 3-5 madde özete indirme
- İhtiyaç tarifinden cevap iskeleti üretme
- Aynı mailin resmi / samimi / kısa versiyonları
- Olumsuz haberi diplomatik dile çevirme
- Copilot Outlook (lisans varsa): kompozer yardımı
Outlook Eğitimi ile İlgili
Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları
Hangi Outlook sürümü için uygundur (Desktop, Web, Mobile)?
Hepsi. Outlook Desktop (Windows / Mac) ve Outlook on the web ortak özellikler üzerinden anlatılıyor. Mobile uygulama da kısa olarak gösteriliyor.
Inbox Zero'ya ulaşmak için ne kadar zaman gerekiyor?
Eğitim sonrası bir-iki hafta düzenli uygulama. Klasör mimarisi, Kurallar ve günlük 15 dakika temizlik alışkanlığıyla Inbox Zero hedefine yaklaşılır.
Outlook Kurallarını yöneticim kısıtlıyor mu?
Bazı kurumlar Server-side Rules ve dış adres yönlendirme kısıtlıyor olabilir. Eğitimde istemci tarafı (Client-only) kurallar da gösterildiği için sınırlı yetkide bile pratik fayda var.
Mac'te Outlook kullananlara uygun mu?
Evet. Mac Outlook'ta arayüz biraz farklı ama Kurallar, Hızlı Adımlar ve takvim yönetimi aynı şekilde çalışıyor.
Eğitim içeriğini ihtiyaçlarımıza göre özelleştirebilir misiniz?
Evet. Eğitim öncesinde ihtiyaç analizi yaparak içerik ve örnekleri ekibinize göre uyarlayabiliriz. Modüller eklenebilir, bazı başlıklar derinleştirilebilir veya sadeleştirilebilir.
Eğitim hangi illerde veriliyor, online katılınabiliyor mu ve sertifika süreci nasıl?
Eğitim hem yerinde hem canlı online yapılabilir. Yerinde eğitimi İstanbul, Ankara ve İzmir dâhil Türkiye'nin bütün illerinde veriyoruz; online katılımda ise Türkiye'nin her ilinden, hatta dünyanın her yerinden bağlanabilirsiniz. Takvim birlikte planlanır ve sonunda katılım sertifikası verilir.
