EXCEL NE İŞE YARAR?

Birçok bilgisayar programı tek bir alanda işlevsel bir yapıya sahiptir. Kimisi resim işleme ya da video işleme işlemi yapar. Ya da ses düzenleme uygulamaları vardır. Bunlar gibi binlerce örnek verebiliriz. Ancak bir çalışan için belli başlı gereksinimler vardır ki bunlar da iş alanına göre farklılıklar gösterebilir. İşte bu nedenle her program her çalışanın işini görmez. Ama Microsoft buna da bir çözüm üretti ve Office paketi ile bir ofis çalışanının tüm ihtiyaçlarını giderebilecek birçok programı tek paket halinde sundu. Ancak bu paket içerisinde gerekli olan programları kullanan çalışanlar diğer uygulamalar a ihtiyaç duymayınca örneğin Excel ne işe yarar demeye başladı ama bilmedi ki o bir başka iş alanı için çok önemli olabilir.

Microsoft Office ürününü piyasaya sunarken buna da bir çare sundu ki onda da paketler arasında kullanım alanına göre bazı ürünleri kapsam dışı bıraktı ve böylece satın alacak kişilerin de daha az ücret ödemesine olanak sağladı. Hiçbir zaman kullanmayacak olan bir kişi içerisinde MS Access olmayan bir Office paketi almayı tercih etti. Böylece Excel ne işe yarar gibi bir ifade kullanmak yerine kişiler kendi ihtiyaçlarını gören Office paketlerine yöneldiler.

Microsoft Office’nin Göz Bebeği Excel

Microsoft Office paket programlarının en bilinenleri tabi ki Word ve Excel’dir. Bunun yanında çalıştığı iş itibariyle sunum yapma ihtiyacı olanlar için MS PowerPoint, veri tabanı oluşturması gereken bir çalışan için MS Access, başta öğretmenler olmak üzere iş alanı tasarım olanlar MS Publisher, ama hemen herkesin gereksinimi olan iletişim yani e posta takibi için Outlook kullanılır olurken hesaplama ve tablolar hatta formüller ile çalışması gereken kişiler için de MS Excel önemsenir oldu. Peki, gerçekten de Excel ne işe yarar?

Öncelikle MS Office nedir açıkladık. Excel de bu Office program paketi içerisinde yer alan bir uygulama. Ancak belki de en değerli olanı ve her geçen gün de değeri daha fazla artanı. Değer artmasındaki en büyük neden her versiyonda ticari işletmelerin işini daha fazla görmesi olarak ifade edilebilir. Ya da her versiyon ile daha büyük ticari işletmelere de destek verebilir duruma gelmesini örnekleyebiliriz. Bu durumda Excel ne işe yarar daha rahat açıklayabiliriz.

Söz ettiğimiz gibi MS Excel bir hesaplama, tablolama gibi işlevleri gerçekleştiren uygulamadır. Ancak biz iş alanı olarak anlatım gerçekleştirelim ki Excel ne işe yarar tam olarak anlaşılabilsin. Bir işletmede mutlaka idari birim vardır. Bu idari birimin ilk basamağı insan kaynakları departmanı eski adı ile personel departmanı vardır. Burada personel alımı veya çalışanların özlükleri tutulacak. Maaşlar hesaplanacak, performans değerlemeleri gerçekleştirilecek. İşte Excel nedir sorusunun cevabı. Excel tüm işletmenin personel takibini ve performans analizlerini takip etmeye olanak sağlayacak kadar kapsamlı bir program.

Her Departmanda Gereksinim MS Excel

Her işletmede doğal olarak bir muhasebe departmanı olmalıdır. Burada tüm ticari faaliyetlerin hesabı tutulur ve takip edilir. Hatta işletmenin büyüklüğüne bağlı olarak stok takibinin dahi bu departmanda yapıldığı görülür. Eğer üretim gerçekleştiren bir işletme ise maliyet hesaplamaları, satın almalar gibi birçok mali işlem muhasebe departmanı tarafından takip edilir. İşte yine en ciddi kurtarıcı MS Excel. Hele ki bu iki departmanda hazırlanan verilerin özet tablolar sayesinde raporlar sunabilmesi, hatta grafiklerle desteklenebilir olması ayrıca bir önemsenen durumdur. Ve bu desteği alabilecekleri bir uygulamanın olması ne denli değerli bir durumdur.

Bu değer çalışan açısından olarak nitelendirilmemeli. Aynı zamanda işveren açısından da oldukça önemli işlevlerdir. Çok büyük paralar vererek ticari program alma mali yükü ortadan kalkıyor öncelikle. Bu mali yük kullanıcı sayısına göre değişen miktarlarda olacakken daha cazip bedellerle MS Office alınıp personele de Excel eğitimi desteği sağlandığında tüm işletmenin ihtiyaçları büyük oranda giderilmiş olacak. Çünkü tüm personel artık mail trafiğini rahatlıkla yönetebilecek. Hatta birden fazla eposta hesabını bir arada takip edebilecekler. Aynı şekilde Outlook uygulamasını bir kişisel ajanda olarak dahi kullanabilecekler. Bu da iş planlaması açısından oldukça önemli bir ayrıntı.

Hatta tüm yazışmalar da Word sayesinde gerçekleştirilirken yan uygulamalar sayesinde resimler görüntülenecek, boyutlandırma gibi küçük değişiklikler gerçekleştirilebilecek, yoğun posta trafiği yaşanıyorsa MS Publisher gibi bir programla etiket şablonu dahi hazırlanabilecek. Bu da MS Office programının işlevselliğinin bir göstergesi.

Excelde örnek tablolar kendi aralarında kurulacak bağlantılar ile yeni bir tabloya dönüşebilir ve istenen verilere daha kapsamlı ulaşma olanağı yakalanabilir. Tabi bunları yapabilmek için bazı bilgilere ihtiyaç vardır ki bunun için de eğitim alınması zorunludur. Yani en azından Excelde hesaplama formülleri bilinecek olursa doğru tablolar ve doğru sonuçlar elde edilirken ilerleyen süreçlerde gerçekleştirilecek veri girişlerinin de bu tabloları etkilemesi sağlanabilir.

Excel Öğrenmek İçin Bol Uygulama

Günümüzde Office eğitimleri daha ilköğretim seviyelerinde başladığı için yakın geçmişte olduğu gibi Excel nasıl kullanılır diye bir soru sormuyor insanlar birbirine. Çünkü aşağı yukarı herkesin Excel hakkında bir bilgisi var. Ancak iyi bir kullanıcı olabilmek için ileri Excel seviyesinde bir birikim şarttır. En azından Excel eğer formülü yazabilecek kadar bir Excel bilgisi olmazsa olmaz gerekliliklerdendir. Ya da bir Σ işreti Excel kullanıcısı için otomatik toplam anlamına geldiğini bilmesi gerekir.

Görüldüğü üzere Excelde neler yapılabilir sorusu uçsuz bucaksız bir kuyudur. İhtiyaçlara göre pek çok yönünde uzmanlaşmak oldukça gerekli bir ihtiyaçtır. İyi bir Excel kullanıcısı olabilmek adına da eğitim almak gerektiği gibi bol uygulama yapmak da gerekir.

Sonuç olarak kişilerin Excel ne işe yarar gibi bir sorunun yanıtını aramak yerine bir Excel eğitimi almak ve bu aşamadan sonra örneklerle kendinizi geliştirmek daha akıllıca bir yaklaşım olacaktır. Sadece özel işletmeler için değil aynı zamanda kamu kurumları için de çok fonksiyonel bir uygulama olan MS Office uygulamaları özellikle bazı unvanlar için de aranan nitelikler arasına girmiştir. Mesela bilgisayar işletmeni ya da veri hazırlama ve kontrol işletmeni kadrolarına atanabilmek için de iyi bir bilgisayar kullanıcısı olmak gerekir ki sertifikası olmayanların bu kadrolara başvuru hakkı dahi bulunmamaktadır.