EXCEL DOSYASI

Yazılım ve bilişim devi Microsoft’un Windows’tan sonra en fazla bilinen ve kullanılan programı kesinlikle MS Office’dir. Farklı sektörlerin hizmetlerinde kolaylıkla kullanma olanağı sunarken aynı sektördeki farklı departmanlar için de Office uygulaması çok kullanılır.

Bu konuyu biraz açmamız gerekirse; örneğin küçük bir işletme için Excel dosyası ile çalışmak ticari faaliyetlerin takibi için çok önemli olabilir. Ya da bir kamu kuruluşu Word üzerinden yazışmalarını gerçekleştirebilir. Aynı sektör içerisinde bir pazarlama departmanı PowerPoint ile göze hoş gelen sunumlar hazırlarken bilgi işlem birimi Access kullanarak işlevsel veri tabanları hazırlayabilirler.

Bunların dışında hemen her departman ya da işletme mail MC Office’ninOutlook uygulamasını kullanarak mail trafiğini yönetebilmektedir. Bu kapsamdan bakıldığında da MS Offiice’nin neden bu denli tercih edildiğini daha iyi görebiliriz. Ancak bu yazılım paketinin içerisinde yer alan Excel diğerlerine göre bir parça daha baskın kullanılmaktadır.

Özellikle insan kaynakları departmanlarından muhasebe departmanlarına kadar birçok nokta ticari faaliyet gösteren işletmeler da Microsoft Excel programı ile işlemlerini yapmaktadırlar. Çünkü günümüzde Excel öyle bir hal aldı ki birçok pahalı ticari paket programından daha işlevsel. Yapılması gereken ise sadeceExcel dosyası üzerinde çalışabilecek kadar Excel formülleri bilmek. Bu da iddia edildiği kadar zor bir durum değildir.

İlk Excel dosyası açma işleminin ardından yapacağınız uygulamalar sonrasında iyi bir Excel kullanıcısı olabilir ve kısa süre içerisinde ileri Excel uygulamalarına hakim olabilirsiniz. Biraz emek ve bol uygulama gerekecektir.

Excel Dosyası Şifreleme Nasıl Yapılır?

Bir Excel dosyası içerisinde farklı sayfalar kullanmaya olanak sunar ve bu sayfalardaki verilerin birbiri ile bağlantısı sağlanarak opsiyonel bir kullanım olanağı sağlar. Bu sayfaların isimleri mausun sağ tuşu kullanılarak değiştirilebilir ya da yeni sayfalar eklenebilir.

Yukarıda resmini yerleştirdiğimiz Excel kitabında görüleceği üzere sayfa isimleri birden başlıyor ve bizim ekleme sayımıza kadar gidiyor. Bunları kendimiz isimlendirerek daha anlaşılır bir hale getirebilir hatta farklı renklerle daha da görselleştirebiliriz. Örnek Excel dosyası üzerinde de göreceğiniz üzere farenizi sağ tıkladığınızda açılan pencerede “Yeniden Adlandır” seçeneği ile yeni isim verme, “Sekme Rengi” seçeneği ile de sayfa isimlerini renklendirme olanağı buluruz.

Excel dosyası güvenlik sağlaması açısından da birçok uygulamadan farklılıklar sunar. Örneğin Excel dosyası içerisindeki bazı hücrelerin değiştirilmesine karşı korunmasını sağlamak yanında Excel dosyası şifrele sayesinde daha ilk açılışta bir güvenlik kapısı koyulabilir. Bu da kurumsal verilerin istenmeyen gözlerden muhafaza edilmesi demektir. Verilecek olan şifrenin zorluğu ise kırılma ihtimalinin zorluğu ile paraleldir.

Peki, bir Excel dosyası nasıl şifrelenir ona bakalım. Çünkü güvenlik çok önemli bir unsur. Korumak istediğimiz ve şifrelemeye karar verdiğimiz Excel dosyası açık olmalıdır. Ardından “ Dosya” menüsü altında yer alan “Bilgi” sekmesine giriyor ve burada “Çalışma Kitabını Koru (İzinler) butonunu kullanarak Excel dosyası şifreleme işlemi yapmamız gerekiyor.

Bu bölümde yapılacak olan işlemler amaca göre opsiyonel olarak farklılık gösterir. Üzerinde değişiklik yapılamaması için salt okunur olarak mı kaydedeceksiniz, sadece Excel kitabı içerisindeki bir sayfayı mı şifreleyeceksiniz, yoksa tüm Excel dosyası şifreli olacak ve sadece bu şifreyi bilenler tarafından mı kullanılacak.

Resimden de anlaşılacağı üzere dosyada değişiklik ya da görme seçenekleri kişilere göre dahi farklılaştırılabilirken dijital koruma yöntemleri ile deExcel dosyası güvence altına alınabiliyor. Excel dosyası hazırlama işlemi öncesi verilerin güvenliğini sağlamak en önemli unsurdur. Bu nedenle de eğer işlemlerinizin gizli kalmasını istiyorsanız veri girişi öncesi yukarıda söz ettiğimiz şifreleme işlemini gerçekleştirmelisiniz.

Excel Dosyasının Farklı Şablonlarda Kayıt Edilmesi

Yukarıda anlattığımız Excel dosyası şifreleme esnasında açılacak pencerede “Parola ve şifreler” başlığı tıklandığında bize bir parola penceresi açılacak, girilecek şifrenin ardından aynı şifrenin onaylanması için yeni bir pencere daha açılacaktır. Bir önceki pencerede yazılan şifreyi yenileyerek buraya da yazdığımızda Excel dosyası şifreleme işlemini tamamlamış olacağız.

Ver girişinin tamamlayan kişiler olası değişikliklerin önüne geçmek için dosyalarını pdf olarak kaydederek de dağıtım gerçekleştirebilirler. Excel dosyası pdf nasıl yapılır diye bir endişeye düşmeyin. Çünkü 2003 yılından sonraki Excel sürümleri farklı kaydederken verilerin pdf olarak kaydedilmesine de olanak sağlıyor.

Dosya menüsü içerisinde bulunan “Farklı Kaydet” seçeneğini tıkladığımızda dosyanın nereye kaydedileceğini ve hangi şablonda kaydedileceğini soran bir pencere açılacaktır. Bu pencerede dosya türünü pdf seçmek bir dosyanın pdf olarak kaydedilmesi için yeterli olacaktır.

Microsoft yazılımlarının tamamında olduğu gibi MS Excel’de de kendi kendini onarma ve kurtarma özelliği vardır. Excel dosyası kurtarma yapabilmek için bazı ayarlamaların da yapılmış olması gerek. Dosya menüsü altında yer alan “ Seçenekler” kısmını açıp yeni açılan pencerede “Kaydet” sekmesini tıkladığımızda kaydetmeden kapatılan Excel dosyalarının korunmasını işaretlememiz gerekecek ve kurtarma sıklığının dakika cinsinden belirlenmesi istenecektir. Bu alanı istediğimiz gibi doldurarak dosyalarımızı kaydetmeden kapatmak ya da teknik bir nedenden ötürü kapanması durumunda kurtarma olanağı yakalamış oluruz.

Xsl ile Xslx Dosyaları Arasındaki Farklar

Microsoft Excel dosyası 2003 senesi öncesi .xls uzantısı ile kaydedilirken o senenin sonrasında .xlsx uzantısı ile kaydedilmeye başladı. Bu nedenle de Excel xlsx dosyası açmak için bilgisayarınızda 2003 ve sonrası bir versiyonda Microsoft Office kurulmuş olması yeterli olacaktır. Bu sağlanıyorsa dosyayı çift tıklamak yetecektir.

Excel dosyası hazırlama işlemi esnasında güvenlik tedbirlerinden kayıt seçeneklerine kadar gerekli tüm işlemler doğru yapılacak olursa herhangi bir sorun ile karşılaşıldığında Excel dosyası onarma da bir o kadar kolay olacaktır. Ayrıca sonraki kullanımlarda Excel dosyası açılmıyor ve benzeri şikayetler yaşanmayacaktır.

Microsoft Excel programı hataya karşı oldukça duyarlı bir programdır. Tek kullanıcılı Excel dosyası kolaylıkla hata vermez. Ancak bazı işletmeler personel dosyası Excel oluştururlar ki farklı kişilerin farklı zamanlarda kullanımlarından kaynaklı olarak hataların görülmesi mümkündür. Bu nedenle kullanıcılara göre kısıtlanmış bir Excel dosyası ile çalışmak en akıllıca karar olacaktır.

Açıklamalarımızdan da anlaşılacağı üzere Excel ile en az sorunu yaşamak için daha Excel dosyası hazırlama esnasında önlemler almak zorunludur. Bunun için gerekli güvenlik unsurlarını yerine getirme otomatik kurtarma seçeneklerini kullanımınıza göre şekillendirmeniz çok önemli olacaktır. Ancak otomatik kurtarma sınırlamasını 10 dakika yapıp bir dosya üzerinde kaydetmeden 20 dakika çalışıyorsanız olası elektrik kesintisi ya da başka teknik sorun yaşandığında karşılaşılacak veri kayıplarını da göze alıyorsunuz demektir.