GELİR GİDER TABLOSU EXCEL

MS Excel hem formül eklenebilme özelliği sayesinde hem de tablo ve grafik oluşturabilme özelliği nedeniyle en çok kullanılan hesaplama programıdır. Özellikle küçük işletmelerin tüm ticari faaliyetlerini Excel olarak tutabilmeleri mümkündür. Örneklemek gerekirse gelir ve giderlerin takip edilebilmesi için ücretli ticari programlar yerine MS Excel kullanılması daha akıllıca olacaktır. Ayrıca kullanım kolaylığı ve basit ara yüzü sayesinde de sıklıkla tercih edilebilmektedir. İşletmelerde en çok da gelir gider tablosu Excel kullanımı gözlemlenmektedir.

Bir işletmede düzenli gelir ve giderler bulunuyorsa mutlaka kontrol altına alınması gerekir ki bu durum muhasebe takibi açısından da zorunluluktur. Örnek gelir gider tablosu örneği çeşitleri incelendiğinde hepsinde ortak veriler bulunur. Bunlar işlemin yapıldı tarih, işlem türü ve işlem tutarı gibi. Çünkü bu ilerleyen süreçten yapılacak raporlamalar için de gereklidir. Mesela belirli bir ay içerisindeki gelir ve giderlerin kontrol edilmesi zorunluluğu bulunabilir. Bizler gelir gider tablosu Excel çalışmamızda bu zorunlu alanları kullanacağız. Sizler yeni satır ve sütunlar ekleyerek bu tabloyu zenginleştirebilirsiniz.

Tabloları Veri Doğrulama ile Hatalardan Arındırmak

Ancak bu tür tabloları görsel olarak zenginleştirmek hem çalışma kolaylığı için hem de görüntü zenginliği açısından önemlidir. Yukarıdaki örnekte tablomuzun hücrelerini çerçeveye almakla yetindik. Eğer Microsoft Excel sayfamızda ilgili alanları seçip “Giriş” Menüsünden “Stiller” grubu altındaki “Tablo olarak biçimlendir” seçeneği ile hazır şablonlar kullanılarak gelir gider tablosu Excel çalışmanızı renklendirebilirsiniz.

Tablomuzu hem tarih hem de gün ve ay olarak ayırmamızın nedeni sadece belli ay içerisinde girdi çıktıları ya da belirli gündeki gelir giderleri görmek istediğimizde kolaylık sağlaması için bu şekilde bir değerlendirme yaptık. Gelir gider tablosu Excel örneği için farklı alanlar eklemek sizin ihtiyacınız doğrultusunda değişkenlik gösterebilir.

Asıl önemli olan bu aşamadan sonra kolaylık sağlayacak unsurları kullanmaktır. Örneğin “Tür” kısmı iki seçenekli olacaktır. Bunu “Gelir”, “Gider” olarak ayırabiliriz. O nedenle de bu hücreye yazılacak alanda başka tür isimlerinin sehven de olsa girilmesini engellemek adına bu hücrelere “Veri Doğrulama” yapmak iyi bir fikir olabilir. Böylece oluşturacağımız gelir gider tablosu Excel üzerinde hata payımız da minimuma inecektir.

Bunun için işlem yapılacak olan sütun seçilir ve “Veri” Menüsünde yer alan “Veri Araçları” grubunun altında yer alan “Veri Doğrulama” seçeneği seçilir. Açılan pencerede “Ayarlar” sekmesi altında yer alan “İzin Verilen” açılır menüden “Liste” seçmek gerekir ki bunun nedeni girilecek olan hücre bilgilerinin Metin olmasından kaynaklanıyor. “Kaynak” alanına ise hücrede yer almasını istediğimiz verileri aralarına “;” (noktalı virgül) koymak koşuluyla yazmamız gerekir.

Örneğimizdeki işyeri gelir gider tablosu ise Tür sütununda sadece “GELİR” ve “GİDER” ifadelerinin yer alacağı bir tablo. Bu durumda gelir gider tablosu Excel üzerinde yer alan Tür sütununda yer alan hücrelere “GELİR ve GİDER metninden başka bir metin yazılmasını istemiyoruz. Zaten o hücrelerin yanında küçük bir ok işareti olacaktır ve açılır pencere içerisinde de sadece yazabileceğimiz ifadeleri seçme şansımız olacaktır.

Gün, Ay, Yıl Formülleri

Açıklama kışı serbest bırakılmalıdır çünkü bir gelirin ya da giderin farklı açıklamaları olabilecektir. Tarihler ise işlem tarihi olarak belirtilmelidir. Tarih kısmı manuel olarak kaydedileceği gibi eğer günlük kayıt giriliyorsa “=BUGÜN()” formülü kullanarak hücreye tarih bilgisi verebilirsiniz. işletme gelir gider tablosu örneği içerisinde gün için ve ay için formüller vermek kolaylık sağlayabilir.

Örnek gelir gider tablosu içerisinde açıklama alanını doldurduktan sonra tutarları da girebiliriz. Ayrıca bu tutarların daha kapsamlı ve görsel olmasını sağlamak için hücrenin biçimlendirilmesinde yarar bulunmaktadır. Bunun için sütunu seçip mausumuzun sağ tuşu ile “Hücre Biçimlendir” seçeneğini seçmemiz gerekir.

Bu aşamadan sonra gelir gider tablosu üzerinde veri süzme işlemi yapabiliriz. Örneğin onuncu içerisinde yapılan tüm işlemleri süzebiliriz. Hatta onuncu ay içerisinde elde edilen gelirleri ya da giderleri ayrı ayrı listeleyebiliriz. Bunun için Excel eğitimi dokümanları içerisinde veri süzme ile ilgili bilgiler edinebilirsiniz. “Excel Filtreleme” konulu yazımızı incelemenizi önermekteyiz. Ancak kısaca özetlememiz gerekirse başlık hücresinin yanındaki küçük OK simgesini tıkladığımızda açılan pencereden hangi ifadeye filtre uygulayacaksak o metnin kutucuğunu işaretlememiz gerekecek.

Rapor ve Grafikler ile Tablonuzu Şekillendirme

Bundan sonra ister toplam isterse de filtre sonrası toplam alabilir bunların raporlarını çıkarabiliriz. Hatta “Pivot Table” özelliği aracılığı ile gelişmiş raporlar alma şansı da olabilecektir. Basit gelir gider tablosu örneği üzerinden istenilen raporlar alınabilir.

Bu aşamanın ardından alınan sonuçların grafiklere aktarılması da mümkün olabilecektir. İster filtre uygulama öncesinde ister filtreleme sonrasında seçilen grafiklerden biri uygulanarak işlem yapılabilir. Gelir gider tablosu programı yapmak istendiğinde grafik olmazsa olmaz gereksinimdir. Bunun için “Ekle” menüsü altında yer alan “Grafikler” grubundaki istenen grafik türü seçilerek işlem yapılabilir.