SHAREPOINT LİSTE İLE SÜREÇ

Bir kurumda her küçük süreç için yeni bir uygulama yazmak gereksizdir; çoğu küçük takip işi aslında bir listede yaşar. Talep takibi, varlık envanteri, eğitim katılım kaydı, izin süreci, fikir havuzu — bunların hepsi basit bir SharePoint listesinde rahatlıkla modellenebilir. SharePoint listelerinin gücü tam burada ortaya çıkar; geliştirici olmadan, kod yazmadan, dakikalar içinde işleyen bir süreç kurulur.

Liste Mi Veritabanı Mı

Bir süreç tasarlanırken ilk soru "ne kadar büyüyecek" olur. SharePoint listesi 5.000 kayıt eşiğinin altında rahat çalışır; üzerinde performans sorunları başlar. 30.000 kayıtın üzerinde sorgu sınırları belirgindir. Bu yüzden ölçek tahmin edilir; uzun vadede on bin kaydı geçecek süreçler için Dataverse veya SQL düşünülür.

Listeler hızlı kurulum ve M365 lisansı içinde olmanın avantajını sağlar. Eğer süreç beş yıl içinde 5.000 kaydı geçmeyecekse SharePoint listesi yeterli ve doğru tercihtir. Daha büyük ölçek bekleniyorsa baştan farklı altyapı seçmek mantıklıdır.

Alan Tasarımı

Bir liste sürecin tüm alanlarını içerir. Tipik bir izin talebi listesinde aşağıdaki alanlar tanımlanır:

• Talep Eden (kişi tipi) — Otomatik olarak mevcut kullanıcı atanır.
• İzin Başlangıç (tarih) — Zorunlu alan.
• İzin Bitiş (tarih) — Zorunlu alan; başlangıçtan önce olamaz.
• İzin Tipi (seçim) — Yıllık, Mazeret, Hastalık, Ücretsiz.
• Açıklama (çok satırlı metin) — İsteğe bağlı.
• Durum (seçim) — Taslak, Onayda, Onaylandı, Reddedildi.
• Onaylayan (kişi tipi) — Akış sırasında otomatik atanır.
• Onay Tarihi (tarih) — Onay anında akış doldurur.

Alan tipleri özellikle önemlidir. Doğru tip seçimi veri kalitesini korur; "Tarih" alanı serbest metin olamaz; "Onaylayan" alanı kişi tipi olmalıdır. Tip yanlış seçilirse veri sonradan analiz edilemez hale gelir; doğru tip baştan seçilmelidir.

Alan tipleri özellikle önemlidir. Doğru tip seçimi veri kalitesini korur; "Tarih" alanı serbest metin olamaz; "Onaylayan" alanı kişi tipi olmalıdır. Tip yanlış seçilirse veri sonradan analiz edilemez hale gelir; doğru tip baştan seçilmelidir.

Seçim Listeleri ve Kontrolü

"Durum" gibi alanlar her zaman seçim listesi (choice column) olur. Olası değerler önceden tanımlanır: "Taslak", "Onayda", "Onaylandı", "Reddedildi", "İptal". Bu yapı veri tutarlılığını korur; kullanıcı serbest metinle "onaylandı" mı "Onaylı" mı yazsın derken karışıklık çıkmaz.

Seçim listesi sonradan değiştirilebilir ama mevcut kayıtlar etkilenebilir. Yeni değer eklemek genelde güvenlidir; var olan değer silmek mevcut kayıtları boşa çıkarır. Bu yüzden seçim listeleri başlangıçta düşünülerek tasarlanır.

Görünümler (Views)

Aynı listeden farklı görünümler oluşturmak SharePoint'in en güçlü özelliklerindendir. "Bekleyen Talepler" görünümü durumu "Onayda" olanları gösterir; "Bu Ay" görünümü tarih filtresiyle daraltılır; "Bana Atanmış" görünümü mevcut kullanıcıyla eşleşenleri gösterir. Her görünüm farklı kolonları, filtreleri, sıralamayı ve grupları kullanır.

Görünümler kullanıcı deneyimini doğrudan iyileştirir. Tek bir liste binlerce kayıt taşısa da kullanıcı kendi görünümünde sadece ilgili kayıtları görür. Bu yapı çok büyük listeleri bile yönetilebilir kılar.

Form Tasarımı

SharePoint listelerine veri eklemek için varsayılan formlar bulunur; basit ihtiyaçlar için yeterlidir. Daha karmaşık ihtiyaçlar için Power Apps form kullanılır; listenin formunu Power Apps'te özelleştirme imkanı vardır. Bu yapı koşullu alan görünürlüğü, doğrulama kuralları, otomatik doldurma gibi gelişmiş özellikleri mümkün kılar.

Form sade tutulur; on beş alanı geçen formlar kullanıcıyı yorar. Çok alanlı süreçler bölümlere ayrılır; kullanıcı önce ana bilgiyi girer, sonra detay aşamasında ek alanlar görünür. Bu yaklaşım form tamamlama oranını belirgin biçimde artırır.

Otomatik Akışlar

SharePoint listesi Power Automate ile entegre çalışır. Bu konunun güncel ayrıntıları Microsoft'un SharePoint destek sayfasında yer alır. Yeni kayıt eklendiğinde otomatik akış tetiklenir; ilgili kişiye bildirim gider, onay süreci başlar, sonuçlar otomatik kayıt edilir. Bu yapı kâğıt onay zincirinin ve manuel takip işinin yerini alır.

Onay akışı tipik bir senaryodur. Akışın adımları şu sırayla işler:

1. Kullanıcı liste formundan yeni izin kaydı ekler; durum otomatik "Onayda" olur.
2. Power Automate akışı tetiklenir; yöneticinin Teams hesabına onay kartı düşer.
3. Yönetici Onayla veya Reddet butonuna basar; gerekçesini açıklamaya yazar.
4. Akış listedeki Durum, Onaylayan ve Onay Tarihi alanlarını günceller.
5. Talep eden kişiye sonuç e-postası gönderilir; süreç kapanır.

Bu döngü saniyeler içinde tamamlanır.

Erişim ve İzinler

Listelerin izin yapısı dikkatli planlanır. Liste seviyesinde "kim ekleyebilir, kim düzenleyebilir, kim sadece okuyabilir" tanımlanır. Madde seviyesinde izinler de mümkündür ama büyük listelerde performansı düşürür; bu yüzden mümkün olduğunca liste seviyesinde izin kullanılır.

"Sadece kendi kayıtlarını görebilsin" gibi bir kural tipik bir ihtiyaçtır. Bu özellik liste ayarlarında "Read access: User created" seçeneği ile sağlanır; her kullanıcı sadece kendi eklediği kayıtları görür. Yöneticilerin tüm kayıtları görmesi için ayrı bir izin atanır.

Liste Raporlama

SharePoint listeleri Power BI ile raporlanabilir. Power Query SharePoint listesine bağlanır; veri çekilir, dönüşümler uygulanır, raporlar üretilir. Bu yapı listenin bir takip aracından bir analitik veri kaynağına dönüşmesini sağlar.

Liste rapor verisi olarak kullanıldığında performans dikkat ister; liste yenilemesi yavaş olabilir. Çözüm dataflow kullanmaktır; liste verisi günde bir kez dataflow'a aktarılır, raporlar dataflow'dan beslenir. Bu yapı listenin asıl işlevini (kayıt tutma) bozmadan raporlama hızlanır.

kalıcılık

Bir liste kurulduktan sonra zamanla değişebilir; yeni alanlar eklenir, görünümler yeniden tasarlanır, otomatik akışlar güncellenir. Bu değişiklikleri yönetebilmek için listenin bir sahibi olur. Sahip değişiklik taleplerini değerlendirir, gerekli güncellemeleri yapar, eski kayıtların yeni yapıya uyumunu sağlar.

Çok eski listeler dönemsel olarak gözden geçirilir; arşive alınabilecek kayıtlar taşınır, kullanılmayan alanlar kaldırılır. Bu temizlik listenin performansını korur ve kullanıcı deneyimini canlı tutar.

Liste mi Tablo mu

SharePoint listesi tüm süreçler için doğru tercih değildir. Sadece kayıt tutma ve basit takip için uygundur. Karmaşık iş kuralları (örneğin koşullu yetkilendirme, çok adımlı onay zincirleri, gelişmiş validasyon) için Power Apps + Dataverse tercih edilir. Liste basit, hızlı ve maliyet etkin; tablo gelişmiş ve ölçeklenebilir.

Doğru tercih sürecin karmaşıklığına bağlıdır. Basit takip listeyle çözülür; gelişmiş süreç yapısına ihtiyaç doğarsa zamanla Dataverse'e taşınabilir. Bu kademeli yaklaşım hem hızlı başlangıç hem uzun vadeli olgunluk sağlar.

SharePoint listelerinin doğru kullanımı kurumsal süreçleri hızlandırır ve görünür kılar. SharePoint eğitimi bu yapıyı pratik süreç örnekleriyle ele alır.