EXCEL STOK TAKİBİ

Stok takibinin iki temel sorusu vardır: "elimde ne kadar var?" ve "ne zaman sipariş vermeliyim?". Excel ilkini basit bir çıkarmayla, ikincisini EĞER fonksiyonuyla çözer. Kritik eşiğin altına düşen ürünleri otomatik işaretleyen bir tablo, depo yönetimini gözle takipten kurtarır.

Dosyada iki sayfa var: "Başlangıç"ta giren/çıkan girili ama kalan ve durum boş; "Bitiş"te kalan ve sipariş uyarısı formülle hesaplanmış. Ürün, giren, çıkan, minimum stok ve durum sütunlarıyla işlevsel bir stok tablosu.

1. Kalan Stok Hesabı

Kalan stok, giren miktardan çıkan miktarın çıkarılmasıdır:

=B2-C2  (Giren − Çıkan)

50 giren, 38 çıkan bir üründe kalan 12 olur. Gerçek bir işletmede giren/çıkan sütunları her hareketle güncellenir; kalan da otomatik değişir. Daha gelişmiş kurguda giren ve çıkan ayrı bir hareket sayfasından toplanır: =ETOPLA(Hareket!A:A;"Klavye";Hareket!C:C) ürünün tüm giriş hareketlerini toplar, aynı formülün çıkış sütunlu hâli çıkanı verir. Böylece her hareketi tek listeye işlersiniz, ürün kartındaki kalan kendini günceller — temel mantık yine aynıdır: eldeki = giren − çıkan.

2. Otomatik Sipariş Uyarısı

Asıl değer burada: kalan stok, belirlenen minimum eşiğin altına düştüğünde Excel otomatik uyarsın. EĞER fonksiyonu bunu yapar:

=EĞER(E2<=D2;"SİPARİŞ VER";"Yeterli")

Kalan stok (E2) minimum stoktan (D2) küçük veya eşitse "SİPARİŞ VER", değilse "Yeterli" yazılır. Örnekte kalanı 12, 2 ve 3 olan ürünler eşiğin altında kaldığı için SİPARİŞ VER uyarısı alır; kalanı 40 olan ürün "Yeterli" görünür. Her ürünün kendi minimum eşiği olabilir — bu yüzden eşik ayrı bir sütunda tutulur.

3. Uyarıyı Renkle Vurgulama

"SİPARİŞ VER" yazısını koşullu biçimlendirmeyle kırmızıya boyamak, göz tablonun tamamını taramadan kritik ürünleri yakalar. Giriş sekmesindeki Koşullu Biçimlendirme > Hücre Kurallarını Vurgula ile "SİPARİŞ VER içeren hücreleri kırmızı yap" kuralı eklenir. Böylece tablo açıldığında aksiyon gereken satırlar anında öne çıkar; aşağı kaydırmaya gerek kalmaz.

4. Stok Değeri: Miktardan TL'ye

Depo sorumlusu adetle, yönetim TL ile düşünür — tabloya bir Birim Maliyet sütunu eklemek iki dili buluşturur. Satır bazında stok değeri =Kalan*BirimMaliyet; deponun toplam değeri ise ya değer sütununun TOPLA'sı ya da tek formülle =TOPLA.ÇARPIM(kalan_aralığı;maliyet_aralığı) ile bulunur. Bu rakam iki karar besler: sigorta/sayım dönemlerinde beyan edilen depo değeri ve "paranın nerede yattığı" analizi — kalanı yüksek ama satışı yavaş ürünler, değer tablosunda hemen kendini gösterir. Değer sütununu büyükten küçüğe sıralamak, sermayeyi kilitleyen ilk beş ürünü dakikada listeler.

5. Sık Yapılan Hatalar

• Eşiği formüle gömmek: =EĞER(E2<=10;...) tüm ürünlere aynı eşiği uygular. Her ürünün eşiği farklı olabilir; eşiği ayrı sütunda (D2) tutmak doğrudur.
• Küçük/eşit yerine sadece küçük: <= yerine < kullanmak, tam eşik değerindeki ürünü uyarının dışında bırakır.
• Boş metin yerine sıfır: "Yeterli" yerine boş ("") da kullanılabilir; ama sıfır (0) yazmak hücreyi sayı sanılır, filtrelemeyi bozar.
• Kalanı elle yazmak: Kalan daima giren−çıkan formülüyle gelmeli; elle yazılırsa hareket değişince yanlış kalır.
• Negatif stok gözden kaçmak: Çıkan, girenden fazlaysa kalan negatif olur; bu veri hatasını yakalamak için ayrı bir kontrol eklemek faydalıdır.

Özetle

Excel stok takibi iki formülle kurulur: kalan için =Giren−Çıkan, uyarı için =EĞER(Kalan<=MinStok;"SİPARİŞ VER";"Yeterli"). Eşiği ürün başına ayrı sütunda tutmak ve uyarıyı koşullu biçimlendirmeyle renklendirmek, tabloyu gözle takipten kurtaran canlı bir sisteme dönüştürür.

Stok, sipariş ve depo tablolarını formül mantığıyla kurmayı öğrenmek isteyenler için Excel eğitimi EĞER ve koşullu yapıları işliyor. Çok depolu, otomatik raporlayan stok modellerine geçmek isteyenlere ileri Excel eğitimi uygun bir devam.