EXCEL TOPLAMA İŞLEMİ
Microsoft’un Office yazılım paketi içerisinde yer alan MS Word ve MS Excel programları en fazla kullanılan uygulamaların başında yer
alır. Bunun ana nedenleri hemen her işletme de bir yazışma gereksinimi ve
iş takibi için özellikle de üretim gerçekleştiriliyor ise bir hesaplama
gereksiniminin olmasıdır.
Daha önceki yıllarda piyasaya sürülen Excel’in satır ve sütun sayıları özellikle büyük işletmeler için
yeterli gelmiyordu. Çünkü çok fazla sayıda üretim gerçekleştiriliyor ise ya
da çok fazla sayıda personel istihdam ediliyorsa verilerin kullanılması
için gerekli performans elde edilmiyordu. Ama son versiyonlar ile bu
ihtiyaç da giderildi. Bu nedenle artık çok paralar verilerek ticari
programlar kullanmak yerine MS Excel kullanılıyor.
Aynı durum MS Word için de geçerlidir. Özellikle kamu
kurumlarında yapılan yazışmalar için kullanılırken son dönemlerde
elektronik imzaların çıkması ve gelişen teknoloji nedeniyle yavaş yavaş
kullanıcı sayısı azalıyor. Ama özellikle tez yazımında ve ödev hazırlamada öğrencilerin tek tercihidir. Bu özelliği nedeniyle
de Üniversitelerde özel olarak bu programların anlatıldığı dersler vardır.
Ama hiç biri Excel kadar kıymet görmez. ÖzellikleExcel toplama işlemi gibi daha birçok işlemin formüller desteği ile Excel’de takip edilmesi büyük
kolaylıklar sağlamaktadır.
Yukarıda da söz ettiğimiz üzere Excel toplama işlemi gibi
birçok matematiksel işlem Excel yardımı ile kolaylıkla
gerçekleştirilebiliyor. Bunun için de Excel formülleri
kullanılıyor. Bu saye de yapılacak olan işlemlerdeki rakamsal
değişikliklerin de otomatik olarak güncellenmesi sağlanır. Bizler
formül açıklamalarımıza toplama işlemi ile başlıyoruz.
Excel ile Otomatik Toplam Alma
Eğer artarda devam eden rakamlar toplanacak ise yani sütunda ya da satırda
boşluk olmadan devam eden sayılar toplanacak ise işimiz oldukça basit.
Sadece Otomatik toplam butonuna basmamız yeterli
olacaktır. Otomatik toplama Excel sayfasında Giriş
sekmesinde yer alan düzenleme grubunda yer alır ve matematiksel olarak Sigma adı verilen sembol ile gösterilir. Toplamın alınacağı hücre
tıklandığında bu butona basmak otomatik toplam için yeterli
olacaktır.
Bu işlemi yaptığımızda aslında “=TOPLA(B2:B7)” diye bir
formül kendiliğinden oluşmuş oluyor. Eğer birbirini takip eden sütunlar
toplanacaksa hücre bilgilerinin arasına “:” koymamız gerektiğini de bu
sayede öğrenmiş oluyoruz. Ancak her Excel toplama işlemi
ya da başka matematik formülü girmeden önce “=TOPLA” gibi
bir ifade ile başladığımızı da belirtmek gerekir. Ancak örneğimizdeki
birkaç hücrenin toplanmasını istiyorsak “=TOPLA” yazdıktan
sonra parantez içerisinde toplamak istediğimiz hücreleri yazıp araya “;” koyarak da aynı işlemi gerçekleştirebiliriz.
Başlıca Excel Hesap Formülleri
Bir başka işlem yöntemi ise “=” koyduktan sonra toplanacak
olan hücrelerin tıklanması ve araya “+” işaretin koyulması
ile gerçekleştirilir. Bu işlem aynı şekilde araya “-“
işareti koyulduğunda Excel çıkarma işlemi “*” işareti
koyulduğunda Excel çarpma işlemi hüviyeti kazanır. Aynı şekilde “/” işaretinin de bölme işleminde
kullanıldığının üstünü çizmek gerekir.
Görüldüğü üzere Excel toplama işlemi nasıl yapılır
sorusuna verilecek pek çok cevap vardır. İşlem yapılan hücre sayısına göre
ya da kapsamına göre farklı yöntemlerin tercih edilmesini anlayabiliriz. Bu
tür eğitimlerde Excel formülleri ile ilgili ilk çalışma sorulduğunda cevap toplama işlemi verilir ki biz de formüllerle ilgili
olarak tanımlamalarımıza toplama ile başladık. Aslında matematiksel
anlamda mantığı oturtmak ve hesap makinesindeki işlemleri yazıya dökmek
olarak nitelendirilir. Hesap makinesinde de çıkarma yapmak
istediğimiz zaman “-“ işaretine bastığımızı hatırlayalım.
Excel’de kullanılan formüller
tabi ki sadece dört işlemden ibaret değildir. Artık her versiyon ile çok
daha özel işlemler kolaylıkla yapılabiliyor. Bu zenginliği görebilmek içinExcel sayfasındaki Formüller menüsü altında yer alan İşlev ekle butonu tıklandığında aşağıdaki gibi bir pencere
açılacaktır. Bu pencere içerisinde Excel’in sizlere sunduğu tüm formül
kısaltmalarını görebilirsiniz. Bunlardan bazıları ileriExcel konusu olmakla birlikte birçoğunun basit formüller kurarak önemli işlerin
gerçekleştirilmesine olanak sağladığını görebilirsiniz. Ancak açılan
pencerede ilk etapta en son kullanılan formüller görüleceğinden size Excel’de formüller sadece bu kadar mı diye bir soruyu
aklınıza getirebilir.
Excel’de yer alan formül
zenginliğini tam kavrayabilmek için “Kategori Seçin” yazısının karşısındaki
açılır pencereyi “Tümü” yapabilir ya da incelemek istediğiniz kategorinin
adını seçebilirsiniz. Bu İşlem size bir yardım asistanı gibi destek olur.
Örneğin bu bölümden “TOPLA” formülü seçtiğinizde şu pencere ile
karşılaşacaksınız.
Bu pencerede toplama işleminin yapılacağı hücrelerin bilgilerini
yazabilirsiniz. Aynı zamanda aralığını da yazabilirsiniz ki yukarıdaki
resimde bu örnek sunulmuştur. Sayı hücrelerine gelip Excel’de toplanacak hücreleri tıklamak da aynı yardımı sağlayacaktır.
Görüldüğü gibi Exceldeki formüller kişilere ciddi
kolaylıklar sağlayacaktır. Özellikle de hücrelerde yapılacak değişimlerin
sonucu da etkiliyor olması büyük kolaylık olarak değerlendirilmelidir.
Excel Makro Kullanımı
Excel’de sürekli yapılan işlemler için devamlı aynı formülleri yazmaktan
kurtaran bir de makro işlemi vardır. Bu bir nevi yönergeler kümesi olarak
adlandırılır. Yani yapılacak olan işlemler kümesi kaydedilir ve bir sonraki
uygulamada kullanılır. Daha basit bir ifade ile makrolar yapılacak olan
işlemleri tekrar tekrar yapmak yerine bir kez kaydedip aynı işlemin
tekrarında kullanım kolaylığı sunar.
Bu işlemin iki aşaması vardır. Biri makro kaydetmek diğeri de makro yazmak. Sonrası ise kaydedilen makronun uygulanması
aşamasıdır. Bu işlem için Excel sayfasındaki “Geliştirici” menüsü altında
bulunan “Makro Kaydet” seçeneği kullanılır.
Eğer kullandığınız Excel’de “Geliştirici” diye bir menü
yoksa “Dosya”, “Seçenekler”, “Şeridi Özelleştir” yolunu takip edip açılan pencereden “ Geliştirici” ifadesinin yanındaki kutucuğu işaretlemeniz
gerekecektir. Görüldüğü üzere bu alanda hangi menünün görülmek istediğini
seçme imkanı bulacaksınız.
“Geliştirici” menüsünden “Makro Kaydet”
tıklandığında aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır. Önce yapacağımız
işlemle ilgili bir isim veriyoruz ve ardından kısa yol tuşu seçiyoruz. Tamam dedikten sonra makro
kaydetmeye başlayacağız. Biz örneğimizde makro ile toplama işlemi gerçekleştireceğiz.
Gerekli toplama işlemlerini yapıp da formülleri yazdıktan sonra işlemimiz
bitti ise yine aynı menü altından “Kaydı durdur” butonuna
basmamız gerek. Böylece bir toplama makrosu yazdık. Artık bu yaptığımız
işlemi farklı bir sayfada da kullanabiliriz. Biz örneklemek adına toplama makrosu kaydettik ancak çekil itibariyle devamlı
tekrarlanacak işlemlerde de daha fazla kullanılır. Mesela fatura oluşturmak
için idealdir.
Bu kaydettiğimiz makroyu başka bir sayfada çalıştırmak istersek daha önce
tanımladığımız kısa yol tuşlarını kullanabileceğimiz gibi aynı zamanda
“Geliştirici” menüsü altında yer alan “Makrolar” butonu
desteği ile kaydımızı bulabilir ve “Çalıştır” diyerek
uygulayabiliriz.
Görüldüğü gibi Excel toplama işlemi için pek çok yöntem
bulunmaktadır ve kullanılma sıklığına bağlı olarak farklı yöntemler
kullanılabilir. Ama ana tema Excel’in ne kadar opsiyonel
olduğudur.