POWERPOINT ŞABLON TASARIMI

Bir şirketin sunumlarına bakıp aynı kurumdan çıktıklarını anlamak gerekir. Aynı kurumdan çıkan iki sunum yan yana konduğunda farklı şirketler gibi görünüyorsa bu bir kimlik problemidir, bir tasarım problemi değil. PowerPoint şablonu kurumun görsel dilini taşıyan bir kabuktur; sunumun içeriği değişir ama kabuk aynı kalır. İyi tasarlanmış bir şablon analiste yaratıcılık değil, hız kazandırır.

Şablon ile Tema Aynı Şey Değildir

PowerPoint'te tema dosyası (.thmx) yalnızca renk, font ve efekt setlerini taşır. Şablon dosyası (.potx) ise bunlara ek olarak slayt düzenlerini, başlık konumlarını, yer tutucu kutuları, varsayılan içerikleri taşır. Çoğu kurum tema dosyasıyla sınırlı kalır ve "kurumsal sunum" diye bir tema paylaşır; sonuç olarak her analist farklı düzenler kurar ve görsel tutarlılık yine sağlanmaz. Asıl yatırım şablon dosyasınadır; orada yer tutucu kutuların konumu, başlıkların boyutu, KPI kartların yapısı sabittir.

Şablon dosyası kullanıcı için yeni sunum açarken otomatik gelir. File > New > Personal sekmesinde gözükür veya doğrudan ağ konumundan açılır. Bu yapı kurulmadığında herkes önce eski bir sunumu kopyalayıp üzerine yazma alışkanlığına döner ve eski sunumun hataları yenisine geçer.

Renk Paleti

Kurumsal renk paleti şablonda Theme Colors panelinde tanımlanır. PowerPoint on iki renk slotu sunar: dört vurgu rengi, dört bağlantı/metin rengi, iki arka plan, iki vurgulanmış metin. Bu slotlar boş bırakılmamalıdır. Marka kimliğine uygun olarak doldurulduğunda analiz yapan kişi şekil veya grafik renklendirirken doğrudan tema renklerinden seçer; rastgele bir RGB değeri girmesi gerekmez. Sonuç olarak farklı analistlerin yaptığı sunumlarda renkler tutarlı kalır.

Renk seçiminde sade kalmak şablonun gücünü artırır. Çoğu kurumsal sunum için yeterli bir paletin omurgası şunlardır:

• Birincil marka rengi
• İkincil vurgu rengi
• Üç dört nötr ton: koyu gri, orta gri, açık gri, beyaz
• Durum renkleri: pozitif yeşil, negatif kırmızı, uyarı sarı

Daha fazla renk eklemek slaytları cıvıl cıvıl ama dağınık yapar.

Tipografi

Yazı tipi olarak iki seçim yeterlidir: başlık fontu ve gövde fontu. Çoğu kurumda her ikisi aynı font ailesinden farklı ağırlıklar olur; başlık için Semibold veya Bold, gövde için Regular gibi. Üç farklı font kullanmak slaytı dağıtır. PowerPoint Theme Fonts panelinde bu iki font tanımlanır ve şablon boyunca her şey bunları kullanır.

Yazı boyutları da hiyerarşi içinde tanımlanır:

Bu seviyeler şablonda yer tutucularda önceden ayarlanmıştır; analist tek tek punto seçmek zorunda kalmaz. Punto tercihinin tek tek yapılması zorunda kaldığı her durumda tutarsızlık ortaya çıkar.

Izgara ve Yerleşim

Slaytın altında görünmeyen bir ızgara olduğunu kabul etmek tasarımı çok kolaylaştırır. Daha ileri ayrıntılar Microsoft'un PowerPoint destek sayfasında ele alınır. On iki kolonluk bir ızgara üzerinde elemanlar yerleştirildiğinde slayt baskıda da ekranda da düzgün durur. Yer tutucular bu ızgaraya hizalı durmalıdır. Yer tutucu denilen şey aslında PowerPoint'te slayt düzenine eklenen sabit kutudur ve içine "buraya başlık yaz", "buraya grafik gelir" yazar.

Marjin (kenar boşluğu) da şablonda sabittir. Slaytın dört kenarından belirli bir boşluk bırakılır; bu boşluk projeksiyon kenarlarının kesilmesini ve baskıda kenarlara çok yakın içerik olmamasını sağlar. Çoğu sunumda alttan ve üstten yarım inç, yanlardan üç çeyrek inç boşluk yeterli olur.

Master Slayt

Master slayt şablon dosyasının kalbidir. View > Slide Master menüsünden açılır. Burada tüm slayt düzenleri (başlık slaytı, içerik slaytı, iki sütunlu slayt, kapanış slaytı) tanımlanır. Her düzene logo, sayfa numarası, alt bilgi şeridi otomatik olarak eklenir. Analist yeni slayt eklediğinde sadece düzen seçer; gerisi otomatik gelir.

Yaygın bir hata her analiste master slayttan üretmek yerine bir slaytı kopyala yapıştırla çoğaltmasıdır. Bu yöntemle master slayt güncellendiğinde değişiklik bu slaytlara yansımaz. Master'dan üretilen slaytlar ise master değiştiğinde otomatik güncellenir. Bu yapı şablonun gerçekten yaşayan bir belge olmasını sağlar.

Grafik ve Tablo Standartları

Sunumlarda en sık tutarsızlık grafiklerde olur. Bir slaytta sütun grafiği mavi, sonraki slaytta turuncu, sonra çift renkli olur. Grafik standartları şablonda tanımlandığında bu kaos çözülür. Excel'den kopyalanıp PowerPoint'e gelen grafikler temayı otomatik alır eğer şablon doğru kurulmuşsa; aksi halde her grafik kendi renk şemasını taşır.

Tablolar için de aynı şey geçerlidir. Şablonda tanımlı tablo stili (Table Style) seçilirse her tablo aynı görünür: aynı başlık satırı rengi, aynı satır aralığı, aynı font. Bu disiplin sunum boyunca tabloların aile içinde olduğunu hissettirir.

Şablonun Dağıtımı

Şablon yapıldıktan sonra ekibe nasıl dağıtılacağı kritik bir konudur. .potx dosyası kullanıcının kişisel şablon klasörüne kopyalanırsa File > New > Personal sekmesinde otomatik gözükür. Ağ konumunda paylaşılan bir kütüphaneden de açılabilir. SharePoint kullanılan kurumlarda merkezi şablon kütüphanesi en kalıcı çözümdür; şablon güncellendiğinde tüm kullanıcılar yeni sürümü görür.

Şablonun bir versiyon numarası ve değişiklik kaydı olur. Üç ayda bir güncellenir, yeni sürüm yayınlandığında ekibe duyurulur. Aksi halde herkes elindeki sürümle çalışır ve şablon zamanla dağılır.

İyi tasarlanmış bir şablon sunum hazırlamayı sıkıcı bir biçim mücadelesinden çıkarır; analist içerikle ilgilenir, biçim arkadan otomatik gelir. PowerPoint eğitimi bu yapının nasıl kurulduğunu ve sürdürüldüğünü uygulamalı olarak gösterir.