ARAÇ TAKİP FORMU EXCEL

Bir-iki araçtan fazlasına sahip her işletme önünde benzer bir soru bulur: "Hangi araç nerede, ne kadar yakıt yaktı, sigorta vadesi ne zaman, bakım ne zaman?" Bu soruları manuel takip etmek hem zaman alır hem maliyet kontrolünü zorlaştırır. Araç takip formu Excel üzerinde doğru kurulduğunda küçük filolar için yeterli, esnek ve hızlı bir yönetim aracı haline gelir.

1. Araç Takip Formunun Bölümleri

1. Araç Listesi: Filodaki her aracın temel kaydı
2. Sürücü Listesi: Sürücü bilgileri ve ehliyet sınıfı
3. Hareket Kaydı: Günlük kullanım, başlangıç-bitiş KM, sürücü atama
4. Yakıt Kayıtları: Yakıt alım tarihleri, miktar ve tutar
5. Bakım Kayıtları: Periyodik bakım, onarım, lastik değişimi
6. Sigorta ve Muayene: Vade tarihleri ve hatırlatmalar
7. Aylık Özet: Pivot tabloyla otomatik rapor

Her sayfa Plaka alanı üzerinden birbirine bağlanır; bu, küçük bir veritabanı mantığıdır.

2. Sayfa 1: Araç Listesi

Plaka kolonu benzersiz olmalı; bu, tüm diğer sayfaların referans aldığı anahtardır. Durum sütununa Veri Doğrulama listesi (Aktif/Servis/Devre Dışı) eklenir.

3. Sayfa 2: Sürücü Listesi

Atanan Plaka sütunu Araç Listesi'nden Veri Doğrulama ile seçilir.

4. Sayfa 3: Hareket Kaydı — Günlük Kullanım

Plaka sütunu Araç Listesi'nden, Sürücü Listesi'nden seçilir. Yapılan KM otomatik hesaplanır.

Aktif KM Otomatik Güncelleme

=İlk KM + EĞERTOPLA(Hareket!B:B; A2; Hareket!F:F)

Araç Listesi'ndeki plaka için Hareket Kaydı'ndaki "Yapılan KM" değerleri toplanır, başlangıç KM'sine eklenir.

5. Sayfa 4: Yakıt Kayıtları

Aylık Yakıt Maliyeti Araç Başına

=ÇOKETOPLA(Yakit!G:G;
 Yakit!B:B; "34 ABC 123";
 Yakit!A:A; ">="&TARİH(2026;5;1);
 Yakit!A:A; "<="&TARİH(2026;5;31))

6. Sayfa 5: Bakım Kayıtları

İşlem türü için Veri Doğrulama listesi tanımlanır: Periyodik Bakım / Lastik Değişimi / Onarım / Vize / Sigorta vb.

7. Sayfa 6: Sigorta ve Muayene Hatırlatması

Aşağıdaki formüller Araç Listesi'ne eklenir:

// Sigorta vadesine kalan gün
=Sigorta Sonu - BUGÜN()

// Durum metni
=EĞER(Sigorta Sonu<BUGÜN(); "Vade geçti";
 EĞER(Sigorta Sonu-BUGÜN()<=30; "Yaklaşıyor";
 "Vade içinde"))

Koşullu biçimlendirme ile vade durumuna göre renk verilir:

• Vade geçti → kırmızı arka plan
• 30 gün içinde → sarı arka plan
• Vade içinde → yeşil veya hiç renk yok

8. Sayfa 7: Aylık Özet Rapor

Maliyet/KM aracın gerçek operasyonel verimliliğidir. Filodaki araçları karşılaştırmak için en anlamlı kıstastır.

9. Pratik Kalıplar ve İpuçları

• Veri Doğrulama yaygın kullan: Plaka, sürücü, yakıt türü, görev tipi sütunlarında manuel girişe izin verme
• Tabloya çevir (Ctrl + T): Her sayfanın veri aralığını tabloya çevir. Pivot ve formüller otomatik genişler
• Tarih sütununu doğrula: Veri Doğrulama'da Tarih kuralı koy
• Yedek al: Her ay sonu dosyayı arşiv klasörüne kopyala
• OneDrive paylaşımı: Birden çok kişi giriş yapacaksa OneDrive üzerinde eş zamanlı çalışma
• Mobil giriş: Sürücü mobil cihazdan KM girişi yapacaksa Microsoft Forms ile basit form kurup verileri Excel'e Power Automate ile aktarmak daha uygundur

10. Otomatik Hatırlatma — Makro veya Power Automate

Sub VadeHatirlatma()
 Dim ws As Worksheet
 Set ws = Sheets("Araçlar")
 Dim son As Long, i As Long
 son = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

 Dim mesaj As String
 mesaj = "Önümüzdeki 30 gün içinde vadeleri yaklaşan araçlar:" & vbNewLine

 For i = 2 To son
 If ws.Cells(i, "G").Value - Date <= 30 _
 And ws.Cells(i, "G").Value >= Date Then
 mesaj = mesaj & ws.Cells(i, "A").Value & " - Sigorta: " & _
 Format(ws.Cells(i, "G").Value, "dd.mm.yyyy") & vbNewLine
 End If
 Next i

 MsgBox mesaj
End Sub

Makro her ay başında çalıştırıldığında veya Outlook'a mail olarak gönderildiğinde yöneticiyi proaktif olarak uyarır.

11. Aracın Ekonomik Kullanım Yorumu

• Ortalama L/100 KM aniden yükseldiyse → mekanik sorun veya sürücü değişikliği işareti
• Bir aracın aylık bakım tutarı ortalamanın 3 katıysa → ekonomik ömrünün sonuna yaklaşıyor olabilir
• Aynı sürücüde sürekli yüksek KM/düşük yakıt verimi → eğitim ihtiyacı
• Maliyet/KM oranı filoda en yüksek araç → değişim önceliği

12. Ne Zaman Excel'in Sınırı Aşılır?

• 50+ araç ve 10+ sürücü
• Çok şubeli operasyon
• Anlık konum takibi (GPS) ihtiyacı
• Telematik veri entegrasyonu
• Sürücüden mobilden veri girişi zorunluluğu

Bu noktada özelleşmiş filo yönetim yazılımları (FleetX, Geotab, Mobiliz gibi) Excel'in yerini almalıdır. Excel çözümü kurumsal başlangıç, prototip ve küçük-orta ölçekli operasyon için idealdir.

13. Manuel Takipten Veriye

Bir araç takip formu yalnızca bir dosya değil, ufak bir filonun karar verilerini bir araya getiren ilk sistematik yapıdır. Tablo kurgusu, veri doğrulama, koşullu biçimlendirme ve pivot tablo birlikte düşünüldüğünde Excel 10-30 araçlık bir filo için fazlasıyla yeterli kalır.

Bu yapıyı baştan kurmak için kapsamlı Excel eğitimi uygun bir başlangıçtır; sigorta vadesi yaklaşan araçları otomatik bildiren basit mail mekanizmaları kurmak için uygulamalı Excel VBA eğitimi üzerinden ilerlenebilir.