EXCEL SATIN ALMA ANALİZİ TEMEL
Satın alma kararının özü tek sorudur: "aynı ürünü en uygun kim veriyor?". Birkaç tedarikçiden teklif alındığında, gözle karşılaştırmak hem yavaş hem hataya açıktır. Excel her ürün için en düşük teklifi MİN fonksiyonuyla anında bulur; tedarikçi sayısı arttıkça bu otomasyon daha da değerli olur.
Dosyada iki sayfa var: "Başlangıç"ta ürünler ve üç tedarikçi teklifi girili ama en düşük boş; "Bitiş"te en düşük teklif formülle bulunmuş.
1. Karşılaştırma Tablosu Yapısı
Her ürün bir satır, her tedarikçi bir sütundur: Ürün, Teklif A, Teklif B, Teklif C, En Düşük. Teklifler girilir; en düşük sütunu hesaplanır. Bu yatay düzen, aynı ürünün farklı fiyatlarını yan yana görmeyi sağlar.
Başlangıç hâli böyle: üç teklif girilmiş, "En Düşük" sütunu henüz boş. Yapıyı kurarken teklif sütunlarını yan yana ve kesintisiz tutmak önemli — aradaki not/açıklama sütunları formül aralığını böler.
2. En Düşük Teklifi Bulma
Bir satırdaki tekliflerin en düşüğü MİN ile bulunur:
=MİN(B2:D2)
Dizüstü bilgisayar için üç teklif (24.000, 22.500, 23.800) arasından en düşük 22.500 seçilir; yazıcı için 3.900, monitör için 5.200 bulunur. Tedarikçi sütunu eklemek/çıkarmak kolaydır — yeter ki MİN aralığı tüm teklif sütunlarını kapsasın. En düşük tekliflerin toplamı, bütçenin teorik alt sınırını verir.
3. Hangi Tedarikçi Olduğunu Gösterme
En düşük tutarı bulmak çoğu zaman yeter; ama "hangi tedarikçi?" sorusu da önemlidir. İNDİS+KAÇINCI bunu çözer: en düşük değerin kaçıncı sütunda olduğunu bulup başlık satırından tedarikçi adını getirir. Temel düzeyde MİN ile en düşük tutarı görmek; ileri düzeyde =İNDİS($B$1:$D$1;KAÇINCI(MİN(B2:D2);B2:D2;0)) ile tedarikçi adını otomatik yazdırmak mümkündür.
4. Fiyat Dışı Kriterler: Ağırlıklı Puanlama
En düşük fiyat hızlı bir filtredir ama tek başına karar değildir — geç teslim eden ya da kalitesi tutmayan ucuz teklif, pahalıya mal olur. Çok kriterli karar, basit bir puan tablosuyla Excel'e taşınır: her kritere 1-10 arası puan ve bir ağırlık verilir, toplam skor ağırlıklı ortalamadır.
| Kriter (ağırlık) | Tedarikçi A | Tedarikçi B |
|---|---|---|
| Fiyat (%50) | 9 | 7 |
| Teslim süresi (%30) | 5 | 9 |
| Kalite geçmişi (%20) | 7 | 8 |
| Ağırlıklı skor | 7,4 | 7,8 |
Skor formülü =TOPLA.ÇARPIM(puanlar;ağırlıklar) ile tek hücrede hesaplanır: A için 9×0,5+5×0,3+7×0,2=7,4; B için 7,8. Fiyatta geride olan B, teslim ve kalitede öne geçerek kazanır — ağırlıkları işinizin gerçeğine göre siz belirlersiniz; tablo, kararın gerekçesini de belgelemiş olur.
5. Sık Yapılan Hatalar
- MİN yerine MAK kullanmak: Satın almada amaç en düşük fiyat; MAK en pahalıyı getirir.
- Aralığı eksik seçmek: Yeni tedarikçi sütunu eklenince MİN aralığını genişletmeyi unutmak, o teklifi kapsam dışı bırakır.
- Boş teklifi sıfır saymak: Teklif vermeyen tedarikçinin hücresine 0 yazmak, MİN'i 0 yapar; boş bırakmak doğrudur (MİN boşu yok sayar).
- Sadece fiyata bakmak: En düşük fiyat her zaman en iyi karar değildir; teslim süresi, kalite gibi kriterler ayrı sütunlarda izlenmelidir.
- Farklı para birimi: Tüm teklifler aynı birimde olmalı; karışık birim karşılaştırmayı anlamsız kılar.
Özetle
Satın alma analizi, tedarikçi tekliflerini yan yana koyup her ürün için =MİN() ile en düşüğü bulmaya dayanır. İNDİS+KAÇINCI eklentisiyle en düşük teklifin hangi tedarikçiye ait olduğu da otomatik yazdırılabilir. Fiyatın yanında teslim ve kalite kriterlerini de izlemek, kararı sağlam bir temele oturtur.
Karşılaştırma, MİN/MAK ve arama fonksiyonlarını formül mantığıyla kurmayı öğrenmek isteyenler için Excel eğitimi bu araçları işliyor. Çok kriterli puanlama ve tedarikçi karne sistemlerine geçmek isteyenlere ileri Excel eğitimi uygun bir devam.
Sıkça Sorulan Sorular
Excel'de en düşük teklif nasıl bulunur?
MİN fonksiyonuyla: =MİN(B2:D2) bir satırdaki tüm teklifler arasından en düşüğünü seçer. Her ürün satırına kopyalanır. Tedarikçi sütunu ekledikçe MİN aralığını genişletmek yeterlidir; en düşük otomatik güncellenir.
En düşük teklifin hangi tedarikçiye ait olduğunu nasıl gösteririm?
İNDİS+KAÇINCI kullanılır: =İNDİS($B$1:$D$1;KAÇINCI(MİN(B2:D2);B2:D2;0)). KAÇINCI en düşük değerin kaçıncı sütunda olduğunu bulur, İNDİS başlık satırından o tedarikçinin adını getirir. Böylece hem tutar hem isim görünür.
Teklif vermeyen tedarikçinin hücresine ne yazmalıyım?
Boş bırakın. 0 yazarsanız MİN o satırın en düşüğünü 0 sanır ve sonuç yanlış çıkar. MİN boş hücreleri yok sayar, dolayısıyla teklif vermeyen tedarikçi karşılaştırmayı bozmaz.
Ağırlıklı tedarikçi skoru nasıl hesaplanır?
Her kritere puan (1-10) ve ağırlık (%toplamı 100) verilir; skor =TOPLA.ÇARPIM(puan_aralığı;ağırlık_aralığı) ile tek formülde çıkar. Örneğin fiyat 9 (%50), teslim 5 (%30), kalite 7 (%20) → 7,4. Ağırlıklar işin doğasına göre belirlenir ve karar gerekçesi belgelenmiş olur.
En düşük tekliflerin toplamı ne işe yarar?
En Düşük sütununun altına =TOPLA eklerseniz, her ürünü en ucuz veren tedarikçiden alma senaryosunun toplam maliyetini görürsünüz — bütçenin teorik alt sınırı. Tek tedarikçiyle toplu anlaşmanın teklifiyle bu alt sınırı kıyaslamak, pazarlıkta elinizi güçlendiren somut bir rakam verir.
Sadece en düşük fiyatı seçmek doğru mu?
Her zaman değil. En düşük fiyat hızlı bir filtredir ama teslim süresi, kalite, ödeme koşulları gibi kriterler de önemlidir. Bunları ayrı sütunlarda izleyip, gerekirse ağırlıklı bir puanlama kurmak daha sağlıklı bir satın alma kararı verir.
