EXCELDEN SHAREPOINT GEÇİŞİ

Ortak klasördeki "Envanter_SON_v7_guncel.xlsx" dosyasını üç kişi aynı anda açmaya çalışıyor, biri eski kopyada değişiklik yapıyor, kimin ne zaman ne değiştirdiği bilinmiyor. Bu tablo artık bir Excel dosyası değil, bir ortak kayıt sistemi gibi kullanılıyor demektir — ve ortak kayıt sisteminin doğru evi SharePoint listesidir: eşzamanlı düzenleme, sürüm geçmişi, satır bazlı form ve kişi bazlı yetki oradan gelir. Bu sayfa hangi tabloların taşınacağını ve Excel sütunlarının SharePoint'te neye dönüştüğünü örnek dosyayla anlatıyor.

1. Hangi Tablo Listeye Taşınır

Ölçüt hesap değil kayıt olmaktır. Formül yoğun bütçe ve analiz dosyaları Excel'de kalmalıdır — SharePoint listesi formül motoru değildir. Listeye taşınacak tablonun profili bellidir: çok kişi kayıt ekliyor/güncelliyor, satırlar bağımsız kayıtlar (demirbaş, talep, müşteri, görev), hesaplama azlığı, buna karşılık "kim, ne zaman, neyi değiştirdi" sorusu önemli. Ekipçe beslenen her Excel listesi aslında SharePoint listesi olmak isteyen bir dosyadır.

2. Örnek: Envanter Tablosu

Örnek tabloda dört sütun var: Demirbaş, Kategori, Adet, Sorumlu. Taşıma öncesi hazırlık, Power BI geçişindekiyle aynı disiplindir: tek başlık satırı, birleşik hücre yok, her satır tek kayıt ve aralık Ctrl+T ile tabloya çevrilmiş. Ek olarak SharePoint'e özgü bir kontrol gerekir: tekrar eden değerlerin (Kategori'deki "BT", Sorumlu'daki adlar) yazımı birebir tutarlı olmalı — listede bunlar seçim ve kişi alanına dönüşecek, "BT" ile "bt" iki ayrı kategori olarak taşınmamalıdır.

3. Sütun Eşleme: Excel'den Liste Türlerine

Excel'de her sütun aynıdır — hücre. SharePoint'te ise sütunun türü vardır ve doğru tür seçimi listenin gücünü belirler:

• Demirbaş → Tek satır metin: listenin başlık alanı olur; her kayıt tıklanınca form olarak açılır.
• Kategori → Seçim: serbest metin yerine açılır liste — yazım çeşitlemesi biter, filtre netleşir.
• Adet → Sayı: toplam ve koşullu görünümler sayı türüyle çalışır.
• Sorumlu → Kişi: en değerli dönüşüm; metin ad yerine kurum hesabına bağlanır — kişiye bildirim gider, "bana atananlar" görünümü kurulur.
• Değiştirme tarihi → kendiliğinden: Excel'de elle tutmaya çalıştığınız "son güncelleme" bilgisini SharePoint her satır için otomatik ve şaşmaz tutar.

4. Taşıma Adımları ve Sonrası

1. SharePoint sitesinde Yeni > Liste > Excel'den deyin; dosyayı seçin — sihirbaz tabloyu bulur ve her sütun için tür önerir.
2. Önerilen türleri eşleme planınıza göre düzeltin (özellikle Seçim ve Kişi alanları elle işaretlenmeye değer).
3. Liste oluştuktan sonra Excel dosyasını salt arşive çekin — çift kaynak (hem liste hem dosya güncellenen) geçişlerin bir numaralı başarısızlık nedenidir.
4. Analiz ihtiyacı bitmez, evi değişir: listeye Dışa Aktar ile veya Power Query'den bağlanarak Excel'de her zaman güncel kopyayla çalışılır — kayıt listede, hesap Excel'de yaşar.

5. Geçiş Sonrası İlk Hafta

Liste kuruldu; benimsenmesi ilk haftada belirlenir. Dört dokunuş farkı yaratır: görünümler — herkese ham liste yerine işine uyan kesiti verin ("BT demirbaşları", "Bana atananlar" gibi kayıtlı görünümler tek tıkla kurulur); uyarılar — listeye "yeni kayıt eklenince bana bildir" kuralı, e-postayla takip alışkanlığını dosya kovalamadan sürdürür; Teams sekmesi — listeyi ekibin Teams kanalına sekme olarak eklemek, "nereden bakıyorduk?" sorusunu bitirir; hızlı düzenleme — toplu güncellemelerin Excel konforu, listenin Kılavuz görünümünde aynen vardır; Excel'i özleyen ekip üyesine gösterilecek ilk özellik budur.

Özetle

Excelden SharePoint geçişi, ekipçe beslenen kayıt tablolarını dosya olmaktan çıkarıp liste yapmaktır: eşzamanlı düzenleme, sürüm geçmişi ve kişi bazlı alanlar bedava gelir. Başarı iki karara bağlıdır — doğru tabloyu seçmek (kayıt evet, hesap hayır) ve sütun türlerini bilinçli eşlemek. İndirdiğiniz dosyadaki envanter + eşleme planı ikilisi ilk taşımanızın provasıdır; SharePoint tarafını görünümler, yetkiler ve Power Platform bağlantılarıyla derinleştirmek için SharePoint eğitimi devamını getirir.